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しごと効率アップのアイデア3つ

約6分
しごと効率アップのアイデア3つ

サボっているわけでもないのに仕事が終わらない!自分で見積もるよりも仕事が捗っていないなんてこと、ありますか?フリーランスは時間配分が自分次第。私は1日最低5時間は仕事するように決めています。自由な時間を好きなように使うより、限られた時間を有効に活用するというイメージでいる方が時産につながると感じています。

1.仕事の進め方はタスク管理!

手に余るしごと量というケースもありますが、作業の効率化や進め方をほんの少し工夫することで効率アップにつながります。

これは私のやり方ですが、まずは箇条書きで、手持ちの仕事内容を書き出します。
書き方のポイントは「○○のスライド作成」「○○のメールチェック」など作業内容がわかる書き方にすること。1案件ごとのタスクの内訳まで書き出すことがポイントです。

しごとを見える化したあとは優先順位をつけます。優先順位のつけ方は、そのタスクが『重要か』『急ぎか』の2点を考えること。

2.メールチェックの管理

フリーランスは固定の仕事も自分で作るものですが、流動的な仕事も突然入るもの。
仕事が入るのは良いことですが、メールチェックで仕事が進まない!なんてことになったら本末転倒ですよね。

社会人のメールの対応の1日における平均時間は、なんと2時間!
具体的には約13通のメールを送信し、約39通を受信しているそう。メール1通を読むのに1分、返信に6分という計算なのだそうですよ日本ビジネスメール協会HPより

メールチェックの回数を決める

サポート中はメールチェックできませんが、執筆業の1日などはメールチェックの回数をある程度は決めておかないと、集中も途切れますし、作業が進まなくて困ったことになります。

私の場合は、9時半・12時半・17時半の合計3回です。

  1. メールの確認方法は、新着メールすべてに目を通し、仕分けます。そうすると、未読メールがゼロになりますよね。
  2. 保存の必要のないメールはゴミ箱へ。
  3. 返信に時間がかかるメールは下書き保存することで、確認と整理が同時進行できます。
  4. すべて仕分けたら、優先順位を決めて重要なメールから返信します。

メールにかける時間を短くする

メールはラインやメッセンジャーなどのチャットとは違い、手紙のようなルールがあります。

冒頭や最後のあいさつ、よく使う文言や文章のパターンがありますよね。文章そのものを辞書登録をしておくと手打ちする必要がなくなって、便利です。

パソコン(スマホも可)に辞書登録をすると、例えば、「おつ」と入力すると「お疲れ様です。」と変換予測に上がってきます。

例えば、「おせ」→「お世話になっております。Compact Spaceの木原ことのと申します。」
他には、「よろ」→「どうぞよろしくお願い致します。」

こんな感じで、私はよく使う文言すべてを辞書登録していますよ。

それから、初めてのお客さまへの返信メールはテンプレートを作成しています。
テンプレートのおかげで、おひとりおひとり、内容や文章を考える時間を取っても時間はそんなにかかりません。
サポートしているお客さまからは「メールの対応で安心しました、納得しました。」と言っていただけることが多いです。

※テンプレートを使う際は、送信先のクライアント様名、企業名・担当者名など、入力ミスがないよう必ずチェックが必要です。

重要メールの検索性を高める

振込期日の書いてあるメールを見失ってしまった経験はないでしょうか?
毎日受信するメールには、あまり読まなくなったメルマガもありますよね。こうなると、重要度の高いメールが埋もれてしまい、探すのに一苦労。

メールの検索性を高めるには、件名を工夫してメールを仕分けます。

  • まずは案件やクライアントごとにラベルを作成し、メールを自動振り分けするよう設定します。
  • 送信メールには、件名の頭に【○○の件について】など、そのメールの用件が一目で分かる言葉を入れておくことがポイント。
  • 同じクライアントとのメールのやりとりでは、用件が違っても件名を変えずにお互いに返信し合うのが一般的。そうすると件名の頭に「Re:」とつくだけなので、他のメールの中に埋もれることがあります。
  • この場合は他のメールと区別するため、同じクライアント先でも用件に合わせて件名を書きます。
    例えば、【請求書ご確認のお願い】【次回サポート日程について】などを件名にすると、お互いリマインドにもなり、見落とし回避になります少なくなります。

3.整理整頓こそ、基本のキ

今さらですが、しごと効率アップには整理整頓は効果的!
書類やデスク周りの整理整頓のお申し込みもお引き受けしています。

デスク周りを整理する

  1. まずは、机の上に置くものをパソコン、カレンダーなど必要最低限にします。
  2. やり方は、一度すべてのものを机の上から取りのぞいてから、必要なモノだけ机の上に戻していきます。
  3. デスクの上が乱れないよう、本棚や引き出しの中の定位置を決めます。
  4. 使うときだけ取り出して、使い終わったら元の場所に戻すというクセをつけます。

書類を整理する

書類が溜まって、必要なときに見つからなかった経験はありますか?

  1. 毎日の仕事終わりに、その日使用した書類を、このあと必要か不必要かを分けます。
  2. 必要な書類は分類して整理、不要な書類は処分します。

私の場合、書類の保管方法は、現在進行形の書類は本棚の一角に平積み。(パイの層のように見えるので、パイリングといいます)
完了した書類はポケットフォルダにはさんでラベリングし、ファイルボックスに立てて保管しています。

仕事用のファイルボックスは「勉強(セミナーなどインプット)」「参考資料」「クライアント」の3つに分けて保管しています。

ファイルボックスの中は、プロジェクトごと・クライアントごと・よく使う書類ごと等に分けています。
このときの分け方は仕事内容によって変わります。目次の1でお伝えした見える化すると、よりよい書類の分類方法が分かるのではないでしょうか。

 まとめると。

長めの記事となりました。しごと効率アップに必要なのは、タスク管理・メールの分け方・デスク周りの整理の3つがポイント。

知らず知らずのうちに仕事が増えていくと、時間をうまく使えていないことに悩みましたが、今ではこの方法でゆとりを感じることができるようになりました。

しごと効率アップで時間と心にゆとりができるとノンストレスですよ♪

広島市のライフオーガナイザー®️エバーノート マスター|木原ことの

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