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しごと効率アップのアイデア2

約3分
しごと効率アップのアイデア2

先日、仕事効率アップのアイデアを記事にしました。そのうちの一つ、タスク管理について書き残したことがあるので、もう少し詳しく書いてみたいと思います。

仕事が終わらない理由

例えば、お願いされると、つい良い顔をしてしまったり、逆に、キャパオーバーしていても他人に相談することが出来なかったり、計画通りに進まなかったり。これらは憧れの東京で働き始めた新人の頃のわたしのこと(^_^;;

新しいことを器用にやってのけるタイプの人もいれば、理解できるようになるまで時間がかかる私のようなタイプの人もいますよね。

ある日突然、雲が晴れたように理解できる日がくる。(わたしの場合)

それまでは、どうすれば良いのか先輩のやり方を真似てみたり、器用な同僚のやり方を真似てみたりと紆余曲折。
そして最もピンときたやり方が、タスクの見える化

それまでは、頭の中だけで「今日の仕事はAと、Bと、Cがあって、一番締切が近いのがAだから……」と考えて業務に当たっていました。これを、自分が担当している仕事を、誰が見ても一目でわかるように書き出してみたんですね。

  1. まずは箇条書きで、自分が今担当している仕事内容を書き出します
  2. ポイントは、仕事内容をただ案件として書き出すのではなく「○○のスライド作成」「○○のメールチェック」など実際の作業内容がわかる書き方にすること。

ここまでは前回お話ししていました。
これをする間も惜しいくらい時間がなかった当時の私ですが、自分の今抱えている仕事内容をタスクとして整理して見える化しておくことは、作業のケアレスミスの防止にもなって、タスクの進捗管理がとてもスムーズになったんです。

タスク管理を誰が見ても分かるように書き出すだけで、頭がスッキリして効率的に動けるようになったんです。

タスクの優先順位

仕事内容を見える化したあとは、優先順位をつけてどこからスタートするかを決めます。
ポイントはそのタスクが『重要か』『急ぎか』の2点を考えること。

ライフオーガナイザー1級の試験の際も勉強したのですが、時間のマトリクスを使うことがポイントでした。
当時は時間のマトリクスという言葉も知らなかった私ですが、確か書店でこの図を見かけたんだと思います。

A
重要!&緊急!
C
重要だけど緊急ではない
B
重要ではないけど緊急
D
重要でも緊急でもない
優先順位はA→B→C→D

有名なこの図は、効率と生産性を最適化するためにスティーブン・コヴィー氏が考案したもの。ひとつひとつのタスクがA〜Dのうち、どこに当てはまるかを考えると、重要度と緊急度の高いものを見失わないで済みます。

まとめると。

ある日突然、雲が晴れたように理解できる日がくる私。
計画を立てるということが時間のマトリクスを使うようになるまでは、とてもニガテでした。

私と似ているかも?という方は、ぜひ一度、時間のマトリクスの十字をメモに描いてみてくださいね♪

片づかない日にも こころにゆとりを。


広島市のライフオーガナイザー®️エバーノート マスター|木原ことの

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